Ведение точных учетных записей и их обновление имеют решающее значение для развития процветающего розничного бизнеса по продаже ювелирных изделий. Инвентарные записи информируют о ваших покупках и повторных заказах товаров, дают представление о том, что продается, а что нет, могут предотвратить внутреннюю кражу и многое другое.
Инвентарные записи также важны в случае грабежа, пожара или другой потери. При правильном ведении они подтвердят, какой инвентарь был утерян и какова его стоимость, так что ваша претензия может быть быстро урегулирована. Если вы не можете доказать, что пропавшие предметы существовали, возмещение ущерба может быть задержано или вообще отклонено.
Вот удобное руководство по организации и хранению инвентарных записей:
- Примите и поддерживайте постоянную систему инвентаризации, которая отслеживает каждый предмет для продажи с момента получения товара до момента, когда вы больше не несете за него ответственности.
- Убедитесь, что ваши инвентарные записи содержат подробный список всех принадлежащих вам запасов для продажи, товаров клиентов, имущества других лиц (включая товары клиентов, консигнации и памятные товары), лома золота и других металлов, а также товаров, временно удаленных из вашего магазина.
- Сохраняйте счета-фактуры, товарные чеки, записи о перемещении между магазинами и ежегодный инвентарный список всех ваших запасов.
- Регулярно обновляйте свои записи и будьте точны в ведении документов.
- Не реже одного раза в год составляйте подробный и детализированный список ваших материальных запасов. Инвентарь или линии ювелирных изделий, которые носят продавцы, должны быть включены в ежегодную физическую инвентаризацию.
- Убедитесь, что ваш бухгалтер проверил вашу систему инвентаризации.
- Храните сертификаты и отчеты об оценке отдельно от ваших бриллиантов/цветных камней.
- Разработайте систему идентификации инвентаря, которая присваивает каждому ювелирному изделию уникальный инвентарный номер. Даже если два предмета имеют одинаковые марки и цены, каждый из них должен получить свой инвентарный номер.
- Ведите счета-фактуры на покупку всех товаров.
- Ведите учет стоимости комплектующих деталей для изготовленных (собранных) изделий.
- Сохраняйте квитанции о продажах, которые идентифицируют товары, проданные по инвентарным номерам, описаниям или каким-либо другим способом. Это позволит отслеживать товары до списка физических запасов и исходных документов (например, счетов-фактур на покупку).
- Храните копию ежегодной инвентаризации за пределами помещения.
- Для компьютерной системы постоянной инвентаризации сделайте резервную копию своих файлов на съемных носителях и сохраните носитель или используйте облачное хранилище (если вы используете ручную систему постоянной инвентаризации, храните свои записи отдельно от товаров).
- Храните все свои записи, включая счета-фактуры и квитанции о продаже, в огнеупорном контейнере или сейфе, в котором не хранятся товары.
- Храните инвентарные записи не менее семи лет. Если у вас есть запасы старше семи лет, сохраняйте инвентарные записи для этих запасов до тех пор, пока товары не будут проданы.
Источник информационного материала: https://thezingreport.com/2022/06/how-to-organize-inventory-records/
Загрузка...
